Zásady zpracování osobních údajů
DOC.DREAM services s. r. o.

Účelem tohoto dokumentu je seznámit subjekt se zpracováním jeho osobních údajů pro účely DOC.DREAM services s. r. o. (Správce), organizátora Mezinárodního festivalu dokumentárních filmů Ji.hlava.

Subjekt je povinen seznámit se pečlivě s celým zněním dokumentu a v případě, že čemukoliv nerozumí, obrátit se na Správce.

Tento dokument je účinný od 1. 5. 2018 s tím, že Správce je oprávněn dokument v případě potřeby aktualizovat.

1. Definice
   1. Osobní údaj je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze Subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu; například Osobním údajem je e-mail, mobilní telefon, Osobním údajem může být i údaj o nákupní preferenci ve spojení s příjmením.
   2. Subjekt je fyzická osoba, jejíž Osobní údaje jsou zpracovávány dle tohoto dokumentu.
   3. Zvláštní kategorie osobních údajů jsou údaje vypovídající o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, členství v odborech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, zdravotním stavu, sexuálním životě či sexuální orientaci subjektu údajů. Správce nikdy nevyžaduje údaje spadající do zvláštní kategorie osobních údajů. Tyto nejsou zpracovávány.
   4. Zpracování osobních údajů je jakákoliv operace nebo soustava operací, které Správce nebo Zpracovatel systematicky provádějí s Osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace; shromažďováním Osobních údajů systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání Osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější Zpracování; uchováváním Osobních údajů je udržování údajů v takové podobě, která je umožňuje dále zpracovávat; blokováním Osobních údajů je operace nebo soustava operací, kterými se na stanovenou dobu omezí způsob nebo prostředky Zpracování Osobních údajů, s výjimkou nezbytných zásahů; likvidací Osobních údajů se rozumí fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších Zpracování.
   5. Správce určuje účel a prostředky Zpracování Osobních údajů, provádí Zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním Osobních údajů může Správce zmocnit nebo pověřit Zpracovatele.
   6. Zpracovatel je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává Osobní údaje pro Správce.
   7. Účel zpracování je důvod, proč Správce Osobní údaje zpracovává.
   8. Rozsah zpracování jsou konkrétní Osobní údaje, které jsou zpracovávány, například jméno a příjmení.
   9. Zásadami se rozumí tento dokument „Zásady zpracování osobních údaj pro Jihlavský festival“.
       
2. Správce
   1. Správcem Osobních údajů je společnost DOC.DREAM services s.r.o., IČ: 05386551, se sídlem Jana Masaryka 1662/16, 586 01 Jihlava, zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 95060.
   2. Kontaktní údaje správce jsou Jana Masaryka 1662/16, 586 01 Jihlava a email info@ji-hlava.cz.
   3. Pro účel zasílání newsletterů dle 4.2. těcho Zásad je správcem definovaný Správce, tedy společnost DOC.DREAM services s.r.o.

 

3. Účely zpracování Osobních údajů
   1. Registrace do uživatelského účtu
      1.  Pokud Subjekt provede registraci do uživatelského účtu, budou jeho Osobní údaje zpracovávány Správcem za účelem vedení uživatelského účtu včetně vytvoření uživatelského profilu, což zahrnuje:
         1. Uchování údajů pro snadnější provádění akreditace,
         2. Uchování historie akreditací a aktivit uživatele,
         3.  zasílání informací o festivalových novinkách, nových filmech a informací ze světa filmu, včetně zasílání obchodních sdělení elektronickými prostředky,
         4. možnost přihlášení filmů do soutěží,
         5.  možnost přihlášení na specializované programy pro profesionály
         6. a možnost podat žádost o ubytování,
         7. evidence v databázi uživatelských profilů pro vedení uživatelských účtů.
      2.  Právním titulem pro tento účel je souhlas.
      3.  Subjekt bere na vědomí, že při realizaci účelu dochází k profilování , resp. jednoduché segmentaci na základě zájmů a aktivit Subjektu, pro volbu vhodných informací a výběr navržených programů.
   2. Registrace do rozhraní Ji.hlava on Sinch
      1. Účelem zpracování je řízení a vedení uživatelského účtu, umožnění plnění pracovních úkolů (přidělování práce) a jejich organizace. Rozhraní Ji.hlava on Sinch umožňuje nabízet konkrétní pracovní a dobrovolnické příležitosti a umožňuje přihlašovat se na konkrétní práce a sledovat historii svých odpracovaných akcí.
      2. Právním důvodem zpracování je plnění smlouvy uzavřené mezi Zpracovatelem a Subjektem.
      3. Zpracovávané údaje jsou jméno, příjmení, datum narození, email, telefonní číslo, pohlaví, datum.
      4. Doba zpracování platí do zrušení uživatelského účtu, některé údaje související s plněním práce jsme však jako zaměstnavatel povinni zpracovávat i po zrušení uživatelského účtu, a to po dobu stanovenou zákonem.

 

1. 3. Zasílání newsletterů
      1.  Pokud Subjekt udělí souhlas Správci se zasíláním newsletterů, jsou jeho Osobní údaje zpracovávány na žádost Subjektu, resp. na základě dobrovolného zaškrtnutí souhlasu s přímým marketingem, na jehož základě je Subjekt zařazen do databáze pro přímý marketing.
      2.  Tento účel spočívá v zasílání newsletterů zahrnujících informace ze světa filmů, informace o festivalech, DVD a filmových novinkách. K zasílání obchodních sdělení dochází všemi způsoby, včetně elektronických prostředků, a to ze strany Správce.
      3.  Právním titulem pro tento účel je souhlas.
      4. Subjekt bere na vědomí, že při realizaci účelu dochází k profilování, resp. jednoduché segmentaci na základě zájmů a aktivit Subjektu, pro volbu vhodných informací a výběr navržených programů.
   4. Akreditace
      1.  Osobní údaje Subjektu jsou zpracovávány za účelem splnění smlouvy, resp. pro vyřízení akreditace, která umožňuje Subjektu účast na festivalu. Akreditace je hrazená a její podmínky se řídí všeobecnými podmínkami dostupnými zde.
      2. Právním titulem pro tento účel je plnění smlouvy.
      3. Subjekt, který to neodmítl, bude rovněž od Správce získávat informace o novinkách, resp. mu budou zasílána obchodní sdělení všemi způsoby s nabídkou vlastních obdobných výrobků a služeb z titulu oprávněného zájmu včetně využití možnosti zasílat obchodní sdělení elektronickými prostředky z titulu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. 
   5. Přihláška filmu na festival
      1.  Osobní údaje Subjektu jsou zpracovávány za tímto účelem, pokud Subjekt odsouhlasí přihlášku filmu k festivalu.
      2. Účelem zpracování je zařazení subjektu a jeho přihlášeného filmu do databáze, ze které budou odbornou porotou vybírány filmy do zařazení programové sekce Jihlavského festivalu zvoleného ročníku.
      3.  Právním titulem pro tento účel je souhlas.
      4. Pokud je film vybrán a dojde k dohodě mezi Subjektem a Správcem, je právním titulem zpracování osobních údajů plnění příslušné smlouvy.
   6. Veřejná databáze filmů
      1.  Správce vede veřejnou databázi filmů, jejíž účelem je shromáždění těch nejpodstatnějších informací o dokumentárních filmech, které správce užívá k tomu, aby informoval odbornou a laickou veřejnost a k tomu, aby odborná porota vybírající filmy do zařazení programové sekce Jihlavského festivalu zvoleného ročníku měla přehled o dokumentární tvorbě. V rámci tohoto účelu může dojít k tomu, že budou zpracovány osobní údaje Subjektu, který se podílel podstatným způsobem na tvorbě daného filmu, a to v rozsahu jméno a příjmení.
      2.  Právním titulem pro tento účel je oprávněný zájem Správce.
      3. Zdrojem jsou oprávněně zveřejněné údaje a každý Subjekt je informován o zařazení do databáze a může proti uvedení svého jména a příjemní podat námitky.

 

4. Rozsah zpracovávání Osobních údajů
   1. Registrace do uživatelského účtu
      1.  Rozsah pro účel registrace do uživatelského účtu záleží na skupině Subjektu.
      2. Rozsah pro kategorii návštěvníků je následující: [jméno, příjmení, mail, adresa, fotografie].
      3.  Rozsah pro kategorii profesionálů je následující: [jméno, příjmení, mail, profese, pozice, telefon].
      4.  Rozsah pro kategorii obchodních společností je následující: [jméno společnosti, IČO, kontaktní adresa, telefon a mail na kontaktní osobu].

 

1. 2. Zasílání newsletterů
      1.  Za účelem zasílání newsletterů jsou Osobní údaje zpracovávány v následujícím rozsahu: jméno, příjmení, mail
   3. Akreditace
      1.  Za účelem akreditace jsou Osobní údaje zpracovávány v následujícím rozsahu: e-mail, jméno, příjmení, fotografie
   4. Přihláška filmu na festival
      1.  Za účelem přihlášky filmu na festival jsou Osobní údaje zpracovávány v následujícím rozsahu: biografie a filmografie tvůrce
   5. Veřejná databáze filmů
      1.  Za účelem veřejné databáze filmů jsou Osobní údaje zpracovávány v následujícím rozsahu: název filmu, účast Subjektu na tvorbě (pozice).

filmografické údaje, biografie režiséra, jméno producenta, adresa produkční společnosti, mail, telefon na produkci
 

5. Doba zpracování Osobních údajů
   1. Registrace do uživatelského účtu
      1.  Za tímto účelem jsou Osobní údaje zpracovávány po dobu neurčitou, nejdéle však do odvolání souhlasu ze strany Subjektu.
      2. Subjekt může souhlas kdykoliv odvolat, Subjekt má právo podat námitky proti zpracování za účelem přímého marketingu.
   2. Zasílání newsletterů
      1.  Za tímto účelem jsou Osobní údaje zpracovávány po dobu neurčitou, nejdéle však do odvolání souhlasu ze strany Subjektu.
      2. Subjekt může souhlas kdykoliv odvolat, Subjekt má právo podat námitky proti zpracování za účelem přímého marketingu.
   3. Akreditace
      1.  Za účelem akreditace jsou osobní údaje uchovávány pouze po dobu trvání akce, pro kterou byla akreditace zadána a půl roku poté z důvodu vyhodnocení a uzavření akce.
      2. V omezeném nezbytně nutném rozsahu budou osobní údaje uchovány tři roky po uplynutí uvedeného účelu z titulu oprávněného zájmu správce na ochranu svých práv (pro obranu proti nárokům Subjektů či třetích osob, pro případ kontroly ze strany orgánu dozoru a pro případné vymáhání pohledávek Správce). Proti uchování za účelem oprávněného zájmu může subjekt podat námitku.
      3. Pokud Správce zasílá Subjektu informace na základě oprávněného zájmu, uchová si Správce po dobu trvání rozesílky rovněž doklad o vztahu Subjektu a Správce.
   4. Přihláška filmu na festival
      1.  Za tímto účelem jsou Osobní údaje Subjektu zpracovávány po dobu trvání akce, pro kterou byla přihláška zadána a půl roku poté z důvodu vyhodnocení a uzavření akce. 
      2. V omezeném nezbytně nutném rozsahu budou osobní údaje uchovány tři roky po uplynutí uvedeného účelu z titulu oprávněného zájmu správce na ochranu svých práv (pro obranu proti nárokům Subjektů či třetích osob, pro případ kontroly ze strany orgánu dozoru a pro případné vymáhání pohledávek Správce). Proti uchování za účelem oprávněného zájmu může subjekt podat námitku.
      3. Pokud Správce zasílá Subjektu informace na základě oprávněného zájmu, uchová si Správce po dobu trvání rozesílky rovněž doklad o vztahu Subjektu a Správce.
   5. Veřejná databáze filmů
      1.  Za tímto účelem jsou Osobní údaje Subjektu zpracovávány po dobu neurčitou, nejdéle do podání námitek ze strany subjektu.
          
6. Odvolání souhlasu, podání námitek
   1. Souhlas, který Subjekt Správci udělil, je možné kdykoliv odvolat na e-mailu zde: info@ji-hlava.cz nebo na adrese zde: Jana Masaryka 1662/16, 586 01 Jihlava.
   2. Pokud Subjekt požaduje podat námitky proti zpracování osobních údajů za účelem provádění přímého marketingu, je možné toto učinit na e-mailu zde: info@ji-hlava.cz nebo na adrese zde: Jana Masaryka 1662/16, 586 01 Jihlava.
   3. Pokud Subjekt požaduje podat námitky proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu, je možné toto učinit na e-mailu zde: info@ji-hlava.cz nebo na adrese zde: Jana Masaryka 1662/16, 586 01 Jihlava.
   4. Správce bude na každou žádost reagovat neprodleně, nejdéle do 14 dní.
       
7. Zpracovatelé
   1. Subjekt bere na vědomí, že Správce využívá ke splnění daného účelu Zpracovatele, kteří mají přístup k nezbytnému rozsahu Osobních údajů Subjektu pro výkon své činnosti. Jedná se o Zpracovatele z následujících kategorií: osoby provádějící přepravu; osoby provádějící účetnictví, audit, právní služby; osoby zabývající se personalistikou a vzděláváním; osoby poskytující IT služby; osoby zabývající se internetovým marketingem; osoby zabývající se vývojem, prodejem a servisem lékárenských systémů; osoby zabývající se vývojem a implementací podnikových systémů; osoby zabývající se vývojem webových a mobilních aplikací; osoby poskytující software licenci pro online komunikaci.
       
8. Uplatnění stížností a žádostí týkajících se zpracování osobních údajů
   1. Subjekt může uplatnit na e-mailu zde: info@ji-hlava.cz své žádosti, stížnosti a jiná podání ohledně zpracování jeho Osobních údajů.
   2. Správce bude na každou žádost reagovat neprodleně, nejdéle do 14 dní.
   3. Subjekt je rovněž oprávněn podat stížnost orgánu dozoru pro zpracování osobních údajů, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 - Holešovice, www.uoou.cz.
       
9. Poučení o právech
   1. Právo na přístup
      1.  Správce přijme vhodná opatření, aby poskytl subjektu stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace (např. o Zpracovateli Osobních údajů a o průběhu tohoto Zpracování) a učinil veškerá sdělení o zpracování. Správce subjektu informace poskytne písemně nebo jinými prostředky (například v elektronické formě). Za předpokladu, že identita je prokázána jinými způsoby, má Subjekt také právo zažádat o poskytnutí těchto informací ústně.
      2.  Správce neodmítne vyhovět žádosti Subjektu při výkonu práv Subjektu (zejm. práva na přístup), ledaže doloží, že nemůže zjistit totožnost subjektu údajů, k němuž se dotčené údaje vztahují.
      3.  Subjekt má právo na to, aby mu Správce poskytl na žádost informace o všech údajích týkajících se zpracování dle článku 13, 14 a 15 obecného nařízení o ochraně osobních údajů fyzických osob (GDPR) a o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce bude Subjekt o jakémkoliv takovém prodloužení informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Jestliže Subjekt žádost podal v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, je-li to možné a pokud nepožaduje jiný způsob.
      4.  Pokud správce nepřijme opatření, o něž Subjekt požádal, informuje Subjekt bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti o důvodech nepřijetí opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu.
      5.  Správce informuje Subjekt, že veškeré tyto informace, sdělení a úkony jsou udělovány bezplatně. Pokud jsou žádosti podané vyhodnocené jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, a zejména pokud se opakují, může správce buď: a)uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo b)odmítnout žádosti vyhovět.
      6. Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost žádosti dokládá Správce.
      7. Pokud má Správce důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti Subjektu.
      8. Informace, které mají být Subjektu poskytnuty, mohou být doplněny standardizovanými ikonami s cílem poskytnout snadno viditelným, srozumitelným a jasným způsobem přehled o zamýšleném Zpracování. Pokud jsou ikony prezentovány v elektronické formě, musí být strojově čitelné.
   2. Právo na opravu
      1.  Subjekt má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné Osobní údaje, které se jej týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má také právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
   3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
      1.  Subjekt má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal Osobní údaje, které se jej týkají, a Správce má povinnost Osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
         a) Osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) Subjekt odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

c) Subjekt vznese námitky proti zpracování (podle níže uvedeného „práva vznést námitku“) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

d) Osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

e) Osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje;

f) Osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti v případě osoby mladší 16 let, u níž musí ke Zpracování dle účinné právní úpravy dát souhlas osoba vykonávající rodičovskou zodpovědnost.

1. 4. Právo na omezení Zpracování
      1. Subjekt má právo na to, aby Správce omezil Zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

a) pokud Subjekt popírá přesnost Osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost Osobních údajů ověřit;

b) Zpracování je protiprávní a Subjekt odmítá výmaz Osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;

c) Správce již Osobní údaje nepotřebuje pro účely Zpracování, ale Subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

d) pokud Subjekt vznesl námitku proti Zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody Subjektu.

1. 4. 2. Pokud bylo Zpracování omezeno dle výše uvedeného „Práva na omezení zpracování“, mohou být tyto Osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem Subjektu, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
      3. Pokud Subjekt omezení Zpracování dosáhl, bude Správcem předem upozorněn na to, že bude omezení Zpracování zrušeno.
      4. Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu Osobních údajů nebo omezení Zpracování. Správce oznamuje jednotlivým Příjemcům, jimž byly Osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy Osobních údajů nebo omezení Zpracování s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Správce bude Subjekt informovat o těchto Příjemcích, pokud to Subjekt požaduje.
   5. Právo na přenositelnost údajů
      1.  Subjekt má právo získat Osobní údaje, které se jej týkají, které poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému Správci, aniž by tomu Správce, kterému byly Osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:

a) Zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě.
b) Zpracování se provádí automatizovaně.

1. 5. 2. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má Subjekt právo na to, aby Osobní údaje byly předány přímo jedním Správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.
      3. Výkonem výše uvedeného „Práva na přenositelnost údajů“ není dotčeno výše uvedené „Právo na výmaz“. Toto právo se neuplatní na Zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Správce pověřen.
      4. Výše uvedeným „Právem na přenositelnost údajů“ nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob
   6. Právo vznést námitku
      1.  Z důvodů týkajících se konkrétní situace Subjektu, má Subjekt právo kdykoli vznést námitku proti Zpracování Osobních údajů, které se jej týkají. Správce Osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro Zpracování, které převažují nad zájmy Subjektu nebo právy a svobodami Subjektu, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
      2. Pokud jsou Osobní údaje zpracovány pro účely přímého marketingu, má Subjekt právo vznést kdykoli námitku proti Zpracování Osobních údajů, které se jej týkají, k takovému účelu, což zahrnuje i profilování, pokud se týká přímého marketingu.
      3. Pokud vznese Subjekt námitku proti Zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
      4. V souvislosti s využíváním služeb informační společnosti může Subjekt uplatnit své právo vznést námitku automatizovanými prostředky pomocí technických specifikací.
      5. Jsou-li Osobní údaje zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, má Subjekt, z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů, které se jej týkají, ledaže je Zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu.
   7. Automatizované individuální rozhodování, včetně profilování
      1.  Subjekt má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Subjekt právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýká.
      2. Správce nezakládá žádná ze svých rozhodnutí výhradně na automatizovaném zpracování.
      3. Profilování, které je Správcem prováděno, nemá pro Subjekt právní účinky, ani se jej významně nedotýká.